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Approfondimenti sulla forma degli atti e dei documenti

ultima modifica 17/03/2016 15:10

NOTAIO

Atti e documenti presentati da Notaio

[A] Atto pubblico, scrittura privata autenticata, scrittura privata registrata o meno, atti provenienti dall’estero depositati presso il notaio, da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese o da produrre a comprova

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis della l. 89/1913) (1)

(1) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto "formato testo"/"file".
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta "scansione").
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto "formato testo"/file).

[B] Estratto di qualunque documento sia da iscrivere che da depositare che da produrre a comprova

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di estratto di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di estratto di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis della l. 89/1913) (2)

(2) DEFINIZIONI:

• Copia informatica di estratto di documento in origine cartaceo = copia informatica di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
• Copia scansionata di estratto di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
• Copia informatica di estratto di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello della parte estratta del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[C] Scrittura privata con sottoscrizione digitale autenticata

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente da tutti i soggetti con sottoscrizione digitale, autenticata con forma libera dal notaio che appone la propria firma digitale (artt. 1 della l. 89/1913, 21, comma 2, e 25, comma 1 e 2, del d.lgs 82/2005). Gli eventuali documenti allegati in origine cartacei vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis della l. 89/1913) (3)

(3) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

[D] Dichiarazione resa nella veste di pubblico ufficiale

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente dal notaio (art. 21, comma 1, del d.lgs 82/2005), che va allegato selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98) - documento ad uso interno. Il contenuto del documento può diversamente essere riportato in atto o reso nel modulo note.

ATTI E DOCUMENTI RILASCIATI O PRESENTATI DA ALTRO PUBBLICO UFFICIALE

Atti e documenti presentati dal Conservatore dell'archivio notarile

[E] Atti provenienti dall’estero per cui non è richiesto il controllo “omologatorio” notarile, sia da iscrivere che da depositare nel registro delle imprese

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter, 73 e 106 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter, 73 e 106 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis e 106 della l. 89/1913) (4)

(4) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[F] Estratto di scrittura depositata presso l’archivio notarile

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di estratto di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter, 73 e 106 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di estratto di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter, 73 e 106 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis e 106 della l. 89/1913) (5)

(5) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di estratto di documento in origine cartaceo = copia informatica di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di estratto di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di estratto di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello della parte estratta del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file"). 

Atti e documenti rogati dal capo dell'Ufficio Consolare italiano all'estero o suo delegato

[G] Atto pubblico, scrittura privata autenticata, procura, testamento rilasciati a cittadini italiani

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo o copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritta digitalmente dal soggetto obbligato o legittimato, che rende la seguente dichiarazione sostitutiva: “La/il sottoscritta/o ___________ ___________, nata/o a _____________ il ________ dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del d.p.r. 445/2000 in caso di falsa dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è conforme all’originale rilasciato o conservato da pubblica amministrazione.” (art. 19 del d.p.r. 445/2000)

oppure

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal capo dell’ufficio consolare o suo delegato dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 45, ultimo comma, del d.p.r. 18/1967, 4 e 28 del d.lgs 71/2011 con rinvio agli artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal capo dell’ufficio consolare o suo delegato dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 45, ultimo comma, del d.p.r. 18/1967, 4 e 28 del d.lgs 71/2011 con rinvio agli artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità firmata digitalmente dal capo dell’ufficio consolare o suo delegato dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 45, ultimo comma, del d.p.r. 18/1967, 4 e 28 del d.lgs 71/2011 con rinvio all’art. 57-bis della l. 89/1913) (6)

(6) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

Atti e documenti presentati da pubblico ufficiale (Segretario di Ente locale o curatore fallimentare)

 

[H] Atto pubblico, scrittura privata autenticata, scrittura privata registrata o meno, da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese o da produrre a comprova

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale che la trasmette al registro delle imprese (art. 22, comma 1, del d.lgs 82/2005).

- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale che la trasmette al registro delle imprese (art. 22, comma 1, del d.lgs 82/20005) (7)

(7) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[K] Estratto di qualunque documento da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese o da produrre a comprova

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “scansionata” di estratto di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale a ciò autorizzato, dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 2718 c.c., 22, comma 2, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014).

- Copia “informatica” di estratto di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale a ciò autorizzato, dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 2718 c.c., 22, comma 2, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) (8)

(8) DEFINIZIONI:

- Copia scansionata di estratto di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di estratto di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello della parte estratta del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

 

[J] Dichiarazione resa in veste di pubblico ufficiale

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente dal pubblico ufficiale (art. 21, comma 1, del d.lgs 82/2005), che va allegato selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98) - documento ad uso interno. Il contenuto del documento può diversamente essere riportato in atto o reso nel modulo note. (9)

(9) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

 

Atti e documenti autenticati da pubblico ufficiale
(Conservatore del registro delle imprese)

[I] Scrittura privata con sottoscrizione digitale autenticata

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005), in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente da tutti i soggetti, le cui firme digitali sono autenticate con forma libera dal pubblico ufficiale che appone la propria firma digitale (art. 25, comma 1 e 2, d.lgs 82/2005). Gli eventuali documenti allegati in origine cartacei vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documenti in origine cartacei, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale che la rilascia dopo aver apposto con formula libera la dichiarazione di conformità (art. 22, comma 2, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) (10)

Il pubblico ufficiale autorizzato ad autenticare la firma digitale è il Conservatore del registro delle imprese o suo delegato previa verifica dell’identità del firmatario, della validità del certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento rispetti le norme di ordine pubblico (parere del Ministero dello Sviluppo economico prot. 28610 del 2 marzo 2015)

(10) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. 
- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).

ATTI E DOCUMENTI PRESENTATI DA PRIVATO

[L] Scrittura privata registrata o meno, da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese e statuto aggiornato

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale di documento informatico
- Originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente da tutti i soggetti (art. 21, comma 2, d.lgs 82/2005).

Copia di documento in origine cartaceo
- Copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritta digitalmente dal soggetto che presenta l’istanza e che rende la seguente dichiarazione: "La/il sottoscritta/o …………………….., nata/o a ……………. il…………….. dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale.” (artt. 22, comma 3, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014).

Copia di documento in origine informatico
- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritta digitalmente dal soggetto che presenta l’istanza e che rende la seguente dichiarazione: "La/il sottoscritta/o ……………………, nata/o a …………… il…………… dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante copia informatica del documento in origine informatico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale.” (artt. 23 bis, comma 2, ultimo capoverso, del d.lgs 82/2005 e 6 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) (11) (12)

 

(11) I documenti possono in ogni caso essere prodotti in copia conforme all’originale rispettando le seguenti forme:

Documenti in origine cartacei:
- in copia “informatica” o in copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937) 
- in copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale  dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 22, comma 2, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) 
Documenti in origine informatici
- in copia informatica di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia informatica o ottenuta mediante scansione, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritta digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis della l. 89/1913); 
- in copia informatica di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale o suo delegato dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 23 bis, comma 2, primo capoverso, del d.lgs 82/2005 e 6 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) I documenti in origine cartacei allegati a un documento in origine informatico vanno prodotti in copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005) firmata digitalmente dal pubblico ufficiale (art. 22, comma 2, del d.lgs.82/2005).

(12) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”). 
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”). 
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[M] Documento rilasciato da o depositato presso una pubblica amministrazione da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo o copia “informatica” di documento in origine informatico, sottoscritta digitalmente dal soggetto obbligato o legittimato, che rende la seguente dichiarazione sostitutiva: “La/il sottoscritta/o _____________ _____________, nata/o a _____________ il ________ dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del d.p.r. 445/2000 in caso di falsa dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è conforme all’originale rilasciato o conservato da pubblica amministrazione” (art. 19 del d.p.r. 445/2000) (13)

(13) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”). 
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”). 
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[N] Atto di trasferimento di partecipazione di s.r.l. assistito da commercialista da depositare per l’iscrizione al registro delle imprese

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico (art. 21, comma 1, del d.lgs 82/2005) firmato digitalmente dalle parti contraenti e dal professionista incaricato, convertito in file con estensione .pdf/A (ISO 19005) e marcato temporalmente dopo l’apposizione della firma digitale da parte dell’ultimo contraente. Questo file deve essere allegato con estensione ".rel.p7m" e viene ottenuto dall’Agenzia delle Entrate come ricevuta dell’avvenuta registrazione dell’atto. Esso contiene l’atto di cessione quote e la ricevuta di avvenuta registrazione. (14)

(14) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale

 

[O] Atti presentati al registro delle imprese per fini istruttori

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005) o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo o copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmato digitalmente dal soggetto obbligato o legittimato. L’atto va allegato selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98) – documento ad uso interno (15).

(15) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale 
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”). 
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

N.B. - per quanto precede, la copia “informatica” del verbale di assemblea o di consiglio è ammissibile solo per le società che tengono i relativi libri sociali in forma digitale.

 

[P] Dichiarazione sostitutiva di certificazione o di atto notorio da presentare al registro delle imprese per fini istruttori

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico della dichiarazione sostitutiva in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal soggetto obbligato o legittimato, rispettando il seguente testo: “La/il sottoscritta/o ___________ ___________, nata/o a _____________ il ________ dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del d.p.r. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi degli artt. 46 e 47 del medesimo decreto, che _____________________________________________________”. La dichiarazione va allegata selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98) - documento ad uso interno. La dichiarazione può diversamente essere resa nel modulo note se colui che la rende è il medesimo soggetto che sottoscrive l’istanza.

n.b.) si deve aver cura di verificare che non sia previsto un codice specifico (ad esempio dichiarazione per start up, D30) (16)

(16) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale

[Q] Dichiarazione semplice da iscrivere o depositare al registro delle imprese

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico della dichiarazione semplice, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente dal/dai soggetto/i che la rende/rendono (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005). La dichiarazione va allegata selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98/99) – documento a uso interno / altro documento.(17)

(17) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale

[R] Scrittura privata con sottoscrizione digitale

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente da tutti i soggetti con sottoscrizione digitale. Il documento deve avere data certa acquisita con l’apposizione della marcatura temporale. La validazione temporale è altresì garantita dal riferimento temporale: a) contenuto nella segnatura di protocollo informatico di pubblica amministrazione; b) ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione; c) ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata; d) ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica (artt. 21, comma 2, e 24 del d.lgs 82/2005 e 41 del d.p.c.m. 22 febbraio 2013). (18)

(18) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale