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INFORMAZIONI DI CARATTERE GENERALE

Nota: questa è la vista stampabile contenente tutte le pagine del manuale in una sola pagina. Se si preferisce c'è disponibile la versione suddivisa in più pagine.

"Versione on-line 2.00 del 01/02/2016" -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nel documento sono presenti informazioni che integrano la Guida interattiva agli adempimenti societari.

1. Disposizioni generali e strumenti necessari

1.1. Modalità di presentazione della pratica

Dal 1° aprile 2010 la comunicazione unica per la nascita d’impresa di cui all’art. 9 del D.L. 07/2007 convertito nella Legge 40/2007 è l’unica modalità consentita per la presentazione delle pratiche al registro delle imprese (ad esclusione dei bilanci).

Deve essere obbligatoriamente utilizzata per ogni tipo di impresa (anche individuale o artigiana).

Tale procedura consente alle imprese la presentazione in formato digitale, per via telematica, delle domande di iscrizione, variazione e cessazione contemporaneamente al Registro Imprese, Inps, Inail, all’Agenzia delle entrate, al SUAP, agli organi regionali deputati alla tenuta dell’Albo delle imprese Artigiane ed al MSE per la tenuta dell’Albo delle società cooperative.

La comunicazione unica, valida anche ai fini fiscali, previdenziali ed assistenziali, deve essere inviata, una volta firmata digitalmente e corredata da tutti gli ulteriori allegati eventualmente necessari, alla Camera di Commercio di competenza che provvederà ad inoltrarla, dopo averla sottoposta ai necessari controlli, alle altre pubbliche amministrazioni destinatarie.

 

1.2. Presupposti per la trasmissione

Per potere spedire una pratica di comunicazione unica occorre:

1)      aderire al servizio “Telemaco” per l’accesso alla consultazione ed alla trasmissione di pratiche messo a disposizione da InfoCamere;

2)      essere in possesso di un dispositivo di firma digitale e di un certificato di firma in corso di validità,( per maggiori informazioni consultare il sito www.digitpa.gov.it) ;

3) disporre di una casella di posta elettronica certificata (PEC) valida ed attiva.

1.Contratto Telemaco

Per ottenerlo si può fare richiesta:

  • tramite registrazione sul sito www.registroimprese.it e costituzione on-line di un fondo da alimentare con carta di credito o altri sistemi bancari, da utilizzare per il versamento di diritti e imposte.

2. Dispositivo di firma digitale

Il dispositivo di firma digitale può essere reperito presso un qualsiasi soggetto certificatore accreditato presso l'Agenzia per l'Italia Digitale.

Le Camere di Commercio rilasciano ad ogni legale rappresentante di impresa, in occasione della prima domanda di iscrizione o di modifica o di deposito atti, una CNS gratuita contenente il certificato di autenticazione CNS (Carta Nazionale dei Servizi) ed anche il certificato di firma digitale.

3. Una casella di posta elettronica certificata (PEC).

L’indirizzo PEC è necessario per tutte le comunicazioni del registro delle imprese e degli altri enti pubblici coinvolti relative al procedimento instaurato con la presentazione della comunicazione unica.

Tale indirizzo va dichiarato nel “modello di comunicazione Unica” e può coincidere anche con l’indirizzo PEC che l’impresa ha iscritto nel registro delle imprese; in alternativa può essere indicato l’indirizzo Pec del soggetto che funge da intermediario per la presentazione della pratica.

1.3. Strumenti necessari

La modalità più semplice per la predisposizione della pratica di comunicazione unica è ComunicaStarweb, un servizio on line messo a disposizione gratuitamente dalle camere di commercio della Regione Emilia Romagna che non richiede alcuna installazione di software.

Può essere utilizzata per ogni tipo di impresa (anche per le imprese artigiane e per le imprese individuali).

Tale applicativo consente una compilazione della pratica guidata e, grazie alla sua connessione permanente alle banche dati delle camere di commercio, i modelli vengono precompilati con i dati già presenti nei registri camerali, con risparmio di tempo e senza rischio di errore.

ComunicaStarweb permette di svolgere qualsiasi pratica di Comunicazione Unica relativa a imprese individuali mentre, per le società, non è ancora possibile predisporre pratiche che richiedano un atto notarile come:

  • costituzione società
  • variazione dati costitutivi di società (denominazione, forma giuridica, indirizzo sede (ad eccezione del trasferimento nell'ambito dello stesso Comune), capitale sociale, oggetto sociale, azioni...)
  • fusione, scissione e trasformazione di società
  • altri casi particolari.

 

Per l’iscrizione dell’indirizzo di PEC nel registro delle imprese, il sistema camerale ha messo a disposizione delle imprese la procedura “Pratica semplice”, le cui  funzioni semplificate sono disponibili sul sito  www.registroimprese.it

Solo per alcune tipologie di pratiche – come le costituzioni societarie e le modifiche dello statuto o dei patti sociali oppure in assenza di una connessione internet permanente, occorre utilizzare ComunicaFedra , il cui utilizzo richiede il download sul proprio PC dei seguenti programmi:

    • Fedra Plus per la compilazione modulistica Registro Imprese, Agenzia delle Entrate, INPS artigiani, commercianti e imprese con dipendenti;
    • Comunica Impresa per la compilazione “Modello di Comunicazione Unica”

L’invio avviene comunque mediante connessione ad internet.

Per maggiori informazioni e per il download dei software consultare il sito www.registroimprese.it

1.4. Formato elettronico dei documenti

 

L'art. 6 del D.P.C.M. 10 dicembre 2008 dispone che gli atti per i quali vi è l'obbligo di deposito o di iscrizione nel Registro Imprese devono essere rappresentati come documenti informatici secondo le specifiche tecniche XML definite dall'Agenzia per l'Italia Digitale.

Le specifiche tecniche del formato XML per tali tipi di atti non sono state ancora definite e, quindi, ai sensi della citata disposizione gli obbligati devono, nell'attesa, allegare all'istanza un documento informatico .PDF/A (ISO 19005).

Ne consegue che i documenti che devono essere prodotti unitamente all’istanza per l’iscrizione ed il deposito devono rappresentare un documento informatico in formato .PDF/A (ISO 19005) con il contenuto dell’atto/dichiarazione.

-         Strumenti di creazione del formato .PDF/A (ISO 19005)

  • gratuiti (es: OpenOffice.org)
  • a pagamento (es. Adobe Acrobat, Microsoft Office)

E' possibile “convertire” nel formato legale .PDF/A (ISO 19005) file predisposti con altri programmi, gratuiti o a pagamento, impiegando “stampanti virtuali” come, ad esempio, PDFCreator.

Il mancato utilizzo del formato .PDF/A (ISO 19005) è causa di rifiuto di iscrizione da parte del Conservatore ai sensi dell'art. 7 del sopra citato D.P.C.M.

Approfondimento sul formato .PDF/A (ISO 19005)

Il formato .PDF/A (ISO 19005) è un formato derivato dal PDF (portable Document Format) riconosciuto come standard a livello internazionale, appositamente concepito per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici.

Garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e anche se si utilizzano software differenti.

Nel documento sono incorporate tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione dello stesso, siano esse testo, immagini, vettori grafici, colori o qualsiasi altra informazione.

Il formato .PDF/A (ISO 19005) non contiene macro-istruzioni, ovvero porzioni di codice eseguibile nascoste all’interno del documento che possano modificarne in modo automatico il contenuto.

1.5. Forma degli atti e dei documenti

Le istanze, le denunce, le comunicazioni, le dichiarazioni e gli atti allegati alla pratica indirizzata al registro delle imprese, affinchè possano intendersi validamente presentate ai fini dell’avvio del procedimento su impulso di parte devono essere prodotte necessariamente in conformità alle specifiche tecniche stabilite dalle vigenti norme in materia di documentazione telematica (D.Lgs. n. 82/2005 e decreti attuativi).

Ogni singola scheda riporta le specifiche istruzioni sulla forma del documento da produrre.

Approfondimenti

 

2. Sottoscrizione della istanza

2.1. Modalità di sottoscrizione

Il modello di comunicazione unica, come anche la distinta Registro Imprese, devono riportare come soggetto intestatario dichiarante il soggetto legittimato che sottoscriverà con firma digitale.

La distinta deve essere sottoscritta digitalmente da parte dei soggetti obbligati/legittimati, quali:

a) Notaio

Le istruzioni che riguardano gli adempimenti a carico dei Notai sono state elaborate a seguito di protocolli di intesa tra Unioncamere, Consiglio Nazionale del Notariato, Infocamere e Notartel. 

Si rinvia alle singole schede per ulteriori dettagli.

b) Amministratori/liquidatori/sindaci

Si tratta di istanze che vengono presentate direttamente dal soggetto obbligato (amministratore, liquidatore, sindaco, ..) con l'apposizione della propria firma digitale.

Si rinvia alle singole schede per ulteriori dettagli.

c) Dottori commercialisti e degli esperti contabili

L’art. 31 comma 2 quinquies della Legge n. 340/00 prevede che gli iscritti all'albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, muniti di firma digitale, incaricati dai legali rappresentanti della società, possono richiedere l’iscrizione nel registro delle imprese di tutti gli atti societari per i quali la stessa sia richiesta e per la cui redazione la legge non richieda l’intervento del notaio.
Inoltre, l'art. 1 del D.Lgs n. 139/05 consente agli iscritti all'Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di trasmettere, con la propria firma digitale, documenti e atti per conto di soggetti privati.
I professionisti devono essere incaricati alla trasmissione dal soggetto tenuto all’adempimento presso il Registro delle Imprese. A tal fine il professionista ha la possibilità di avvalersi della “firma di ruolo” che lo esonera dalla dichiarazione che segue limitatamente al punto 1.
In assenza della “firma di ruolo”, il professionista dovrà effettuare la seguente dichiarazione nel MODULO NOTE di ogni pratica inviata:

“Il sottoscritto Dott./Rag. _________, nato a ____________il ___________, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara: 
1) di essere iscritto all’Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili della Provincia di ____________ al n. ____ e di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall’esercizio dell’attività professionale;

2) di essere stato incaricato alla trasmissione dal ________ della società tenuto al presente adempimento”.

In tali casi il professionista non deve presentare alcuna documentazione integrativa (ovvero nessun modello di procura speciale), deve qualificarsi come  “professionista incaricato” e non come “delegato” o altro.

Si rinvia alle singole schede per ulteriori dettagli.

  • Principi di carattere generale per l’iscrizione della nomina degli amministratori, liquidatori, rappresentante comune degli obbligazionisti

In caso di iscrizioni che presuppongano una manifestazione di volontà, quali la comunicazione "della propria nomina" che gli amministratori, i liquidatori e i rappresentanti comuni degli obbligazionisti sono tenuti a fare personalmente, le stesse possono essere presentate dal professionista incaricato il quale deve indicare nel MODULO NOTE:

“Il sottoscritto Dott./Rag. _________, nato a ____________il ___________, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara: 
1) di essere iscritto all’Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili della Provincia di ____________ al n. _____e di non aver provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall'esercizio dell'attività professionale
2) di essere stato incaricato alla trasmissione da tutti i soggetti della cui nomina chiede l'iscrizione.

  • TRASFERIMENTI QUOTE DI SOCIETA' A RESPONSABILITA' LIMITATA

Si precisa che nell’ipotesi di cui all’art. 36 comma 1 bis D.L. 112/2008 convertito con Legge n. 133 del 6 agosto 2008 e per effetto del combinato disposto dell'art. 31 della Legge 340/2000 e dell'art. 1 lettera i) del D.Lgs n. 139 del 28/06/2005, gli atti di trasferimento di partecipazioni possono essere trasmessi solo dai professionisti iscritti nella Sezione A dell’Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili.

d) Procuratore speciale

I soggetti obbligati che non sono in possesso del dispositivo di firma digitale o che sono impossibilitati all’utilizzo dello stesso possono delegare un soggetto terzo ai sensi dell'art. 38 del DPR 445/2000 utilizzando il modello “procura speciale” che andrà scansionato e sottoscritto dagli stessi in maniera autografa.

Si fa presente che attualmente questa modalità non è consentita dalle Camere di Commercio di Forlì-Cesena e Ravenna
Nella compilazione della distinta dovrà essere indicato, quale obbligato alla presentazione, il cognome e nome del procuratore speciale con qualifica “procuratore speciale”.

N.B. Dovranno essere allegati alla pratica, in un file separato da quello della procura per garantire la riservatezza dei dati personali in esso contenuti, le copie informatiche dei documenti d’identità in corso di validità dei soggetti che hanno sottoscritto la procura con firma autografa (il codice documento da utilizzare per questo allegato è E20).

Nella compilazione  Modello procura speciale Comunicazione Unica di cui alla Circolare MSE 3616/C dovrà essere posta attenzione alla corretta indicazione del codice identificativo della pratica per cui la procura stessa è stata conferita.

Nelle singole schede sono state indicate le specifiche modalità.

NOTA

La distinta dovrà essere sottoscritta digitalmente anche dall'eventuale intermediario  che provvede all'invio telematico nel solo caso in cui i firmatari abbiano eletto domicilio speciale presso di lui per tutti gli atti e le comunicazioni inerenti il procedimento amministrativo, nonché per l’esecuzione di eventuali rettifiche di errori formali richiesti dall’ufficio. Non è obbligatoria la sottoscrizione della pratica da parte del soggetto che utilizza il canale telematico esclusivamente per la trasmissione della pratica ed addebito degli importi.

3. Diritti e imposte

3.1. Diritti di segreteria e diritto annuale

DIRITTI DI SEGRETERIA 

Le pratiche inviate telematicamente al Registro delle Imprese, contenenti denunce o domande di iscrizione o deposito, sono soggette a diritti di segreteria a seconda del tipo di adempimento.
La tariffa dei diritti di segreteria del Registro Imprese è stata approvata con Decreto del Ministero dello Sviluppo Economico del 17 luglio 2012 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana Serie Generale n. 177 del 31 luglio 2012

DIRITTO ANNUALE

In caso di prima iscrizione, il versamento del diritto annuale può essere effettuato secondo una delle seguenti modalità:

1. con versamento contestuale alla presentazione della domanda, mediante selezione dell’importo dovuto in sede di protocollazione automatica

ovvero

2. con versamento a mezzo F24, entro 30 giorni dall'iscrizione nel registro delle imprese. Nel caso il versamento sia già stato effettuato al momento della presentazione della domanda di iscrizione, si invita ad allegare il file (ottenuto tramite scanner) contenente il modulo F24 utilizzato per il pagamento.

Si ricorda che il mancato versamento del diritto annuale nei termini comporta l’applicazione delle sanzioni previste dal DM 54/2005.

Per la verifica degli importi corretti consultare i siti delle singole Camere di commercio (in ordine alfabetico):

 

ABCE/FGILM
AGRIGENTO BARI CAGLIARI ENNA GENOVA IMPERIA L'AQUILA MACERATA
ALESSANDRIA BELLUNO CALTANISSETTA FERMO GORIZIA ISERNIA LA SPEZIA MANTOVA
ANCONA BENEVENTO CAMPOBASSO FERRARA
GROSSETO LATINA MASSA-CARRARA
AOSTA BERGAMO CASERTA FIRENZE LECCE MATERA
AREZZO BIELLA CATANIA FOGGIA LECCO MESSINA
ASCOLI PICENO BOLOGNA
CATANZARO FORLI'-CESENA
LIVORNO MILANO
ASTI BOLZANO CHIETI FROSINONE LODI MODENA
AVELLINO BRESCIA COMO LUCCA MONZA E BRIANZA
BRINDISI COSENZA
CREMONA
CROTONE
CUNEO

 

NOPRSTUV
NAPOLI ORISTANO PADOVA RAGUSA SALERNO TARANTO UDINE VARESE
NOVARA PALERMO RAVENNA
SASSARI TERAMO VENEZIA
NUORO PARMA
REGGIO CALABRIA SAVONA TERNI VERBANO CUSIO OSSOLA
PAVIA REGGIO EMILIA
SIENA TORINO VERCELLI
PERUGIA RIETI SONDRIO TRAPANI   VERONA
PESARO E URBINO RIMINI

TRENTO VIBO VALENTIA
PESCARA ROMA TREVISO VICENZA
PIACENZA
ROVIGO TRIESTE VITERBO
PISA
PISTOIA
PORDENONE
POTENZA
PRATO

 

 

 

 

3.2. Imposta di bollo

Se soggetta a bollo, la pratica telematica sconta un’imposta pari a:

  • € 17,50 se presentata da imprese individuali
  • € 59,00 se presentata da società di persone
  • € 65,00 se presentata da società di capitali

Tale ammontare, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate con propria circolare n. 67/E del 7 agosto 2002, include l’imposta di bollo dovuta complessivamente per la domanda e la relativa documentazione allegata.

L’imposta è corrisposta in modo virtuale: a tal proposito si invita a prestare la massima attenzione, in fase di chiusura della pratica, nella compilazione della maschera “MODALITA’ DI PRESENTAZIONE” e della successiva “DISTINTA”.

Bollo virtuale assolto in entrata
L’imposta di bollo viene versata tramite la Camera di Commercio: nell’apposito riquadro della maschera “modalità di presentazione” si dovranno selezionare gli estremi dell’autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle Entrate alla Camera di Commercio destinataria della domanda (se non già presenti). Nell’apposito campo corrispondente a “Modo bollo distinta” previsto nella maschera “Distinta” occorre indicare il codice “E”  o  selezionare "Bollo assolto in entrata (bollo virtuale).

Bollo virtuale assolto in origine
1. l’imposta di bollo viene assolta a seguito di trasmissione telematica dell’atto da parte dei Notai all’Ufficio del Registro ai sensi del D.M. 22 febbraio 2007; in tale caso nell’apposito riquadro “modalità di presentazione” della distinta si dovrà riportare la seguente dicitura: “bollo assolto ai sensi del Decreto 22/2/2007 mediante M.U.I.”
2. l’imposta di bollo viene assolta tramite una apposita autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle Entrate al professionista: nell’apposito riquadro della maschera “modalità di presentazione” dovranno essere indicati gli estremi dell’autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle Entrate al Notaio/Professionista per il pagamento dell’imposta di bollo.
3. l’imposta di bollo viene assolta tramite dichiarazione presentata dal professionista all’Agenzia delle Entrate ai sensi dell’art. 2 del D.M. 127/2002; in questo caso nell’apposito riquadro della maschera “modalità di presentazione” si dovrà scrivere la seguente dicitura “dichiarazione di cui all’art. 2 D.M. 127/2002”.
In questi casi, nell’apposito campo corrispondente a “Modo bollo distinta” previsto nella maschera “Distinta” occorre indicare il codice “O” o selezionare "Bollo assolto all'origine (bollo virtuale).

Esente bollo
Se la domanda/denuncia é esente dal bollo, occorre indicare il codice “N” nell’apposito campo corrispondente a “Modo bollo distinta” previsto nella maschera “Distinta” o selezionare "Esente bollo". I motivi dell’esenzione devono essere, altresì, indicati nel Modulo NOTE se non già specificati nell’atto.

AVVERTENZE: La correttezza delle indicazioni e di quanto esposto nelle schede relative ai singoli adempimenti va preventivamente verificata presso la competente Agenzia delle Entrate.

3.3. Imposta di Registro

ATTI NOTARILI

Le copie degli atti che il Notaio è tenuto per legge a depositare presso il Registro Imprese possono essere trasmesse senza gli estremi di registrazione ai sensi dell'art. 66 DPR n. 131/86, purchè vi sia l'indicazione dell'uso.

Le copie degli atti che il Notaio ha solo “facoltà” di trasmettere al Registro Imprese dovranno recare gli estremi di registrazione . Qualora detti estremi non siano desumibili dalla copia informatica dell’atto, sarà necessario allegare alla pratica un file (che rappresenti la copia per immagine ottenuta mediante scansione dell'originale) contenente la ricevuta rilasciata dall’ufficio competente dell’Agenzia delle Entrate, sottoscritta digitalmente ovvero apposita dichiarazione, contenuta nel documento soggetto a registrazione, in cui è indicata la data e il luogo della registrazione e la dicitura “con numero in corso di attribuzione”.

ATTI NON NOTARILI

Nel caso di scritture private soggette a registrazione, qualora gli estremi di registrazione non siano desumibili dalla copia informatica dell’atto, sarà necessario allegare alla pratica un file (che rappresenti la copia per immagine ottenuta mediante scansione dell'originale) contenente la ricevuta rilasciata dall’ufficio competente dell’Agenzia delle Entrate, sottoscritta digitalmente dal soggetto obbligato  ovvero, in alternativa,  inserire in calce al  documento soggetto a registrazione l'indicazione della data e il luogo di registrazione e la dicitura "con numero in corso di registrazione".

4. Casi particolari e approfondimenti

4.1. Iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata (PEC)

Ai sensi dell’art. 16 comma 6 del D.L. 29.11.2008 n. 185 le società devono indicare il proprio indirizzo di PEC nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese; la mancata indicazione di tale indirizzo costituisce causa di rifiuto d’iscrizione da parte del Conservatore.

Il D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con legge 17 dicembre 2012, n. 221, ha esteso alle imprese individuali, l'obbligo di iscrizione della P.E.C. nel Registro Imprese, già previsto per le società.

Pertanto:

  • qualunque pratica di nuova iscrizione di impresa individuale o societaria deve obbligatoriamente, indicare l'indirizzo P.E.C. dell'impresa (sono soggetti all'obbligo anche i produttori agricoli di cui all'art. 2 comma 3 della Legge n. 77/1997, come precisato dal MSE con nota n. 65740 del 19 aprile 2013);
  • nei confronti delle imprese in forma societaria costituite prima del 29 novembre 2008 che non hanno ancora comunicato l'indirizzo P.E.C. al Registro Imprese, in luogo della sanzione si applica la sospensione per tre mesi delle pratiche contenenti istanze di iscrizione al Registro Imprese (esclusi, il deposito dei bilanci, le denunce REA, i trasferimenti di quote di S.R.L. e i trasferimenti di azienda) fino all'integrazione delle stesse con l'indirizzo P.E.C.. Decorso inutilmente il predetto termine, l'istanza si intende non presentata e quindi sarà oggetto di rigetto (parere del Consiglio di Stato n. 1714/2013);

La comunicazione della P.E.C. da parte delle imprese già iscritte può essere effettuata anche contestualmente alla presentazione di una pratica di modifica.

INDIRIZZO DA ISCRIVERE:

Si precisa che l'indirizzo P.E.C. deve essere ricondotto esclusivamente ed unicamente all'impresa stessa. (conforme al parere n. 141955 del 29/08/2013 alle note n.  prot. 77684 del 09/05/2014 e prot. 0099508 del 23/05/2014, nonchè alla circolare n. 3670/c del 23/06/2014, trasmesse dal Ministero dello Sviluppo Economico)

Qualora l'indirizzo P.E.C. denunciato per l'iscrizione nel Registro delle Imprese sia un indirizzo Pec-ID (ex art. 65 comma 1 lettera c-bis del D.Lgs. n. 82/2005), si ricorda che lo stesso è assegnato in via esclusiva al titolare (art. 8 D.P.C.M. 27 settembre 2012); pertanto non può essere riassegnato ad altro soggetto.

Il Ministero dello Sviluppo Economico, d'intesa con il Ministero della Giustizia, in data 27/04/2015 ha emanato una direttiva contenente tra l'altro misure necessaria al fine assicurare che le imprese si adeguino all'obbligo di:
- munirsi di una casella di posta elettronica certificata;
- iscrivere il relativo indirizzo  nel registro delle imprese;
- mantenere attiva la casella di posta elettronica certificata.

 

PRESENTAZIONE A CURA DEL COMMERCIALISTA:

I professionisti individuati dall'art. 31 comma 2-quinquies, della legge 24 novembre 2000, n. 340, possono presentare la comunicazione dell'indirizzo P.E.C. al Registro delle Imprese dichiarando, nel riquadro NOTE del modello, di essere stati a ciò incaricati dal legale rappresentante della società e di essere iscritti nel relativo Albo, nel caso in cui il dispositivo di firma digitale utilizzato non sia completo del certificato di ruolo (circolare MSE n, 3645/C del 3/11/2011).

4.2. Procedure di emergenza

Ai sensi dell'art. 17 del DPCM 06/05/2009, in caso di mancato funzionamento degli strumenti/dispositivi informatici del Registro Imprese (non del mittente), di durata superiore a tre ore consecutive, è consentito un inoltro provvisorio della pratica di Comunicazione Unica.
La pratica può essere presentata in formato cartaceo e con firma autografa dei soggetti legittimati, con tutti i documenti allegati (anche destinati alle altre PP.AA.) unitamente ad apposita dichiarazione ex art. 47 DPR n. 445/00 attestante i motivi del mancato funzionamento.

Entro 5 giorni dalla comunicazione da parte dell'ufficio del Registro delle Imprese all'interessato del venir meno della causa che ha generato l'impedimento, lo stesso è tenuto a:

  • sostituire la domanda in formato telematico
  • pagare diritti ed imposte dovute (bolli, TCG)

4.3. Approfondimenti sulla ricevibilità della pratica telematica

La “comunicazione unica”, una volta inviata dall’interessato all’ufficio del registro delle imprese, viene sottoposta con modalità automatizzate ad una serie di verifiche, elencate dall’articolo 10 del D.P.C.M. 6 maggio 2009, che di seguito si riportano:

  1. verifica delle credenziali di accesso al servizio, nel caso di presentazione telematica;
  2. verifica della consistenza e correttezza formale dei file informatici in base alle regole descritte nel decreto della modulistica;
  3. verifica della consistenza e validità delle firme digitali apposte;
  4. verifica della correttezza del recapito di P.E.C. indicato dal mittente come casella dell'impresa;
  5. verifica della correttezza delle chiavi identificative delle posizioni dell'impresa nei rispettivi archivi degli Enti, in caso di variazioni e cessazioni;
  6. verifica che i soggetti dichiaranti e firmatari della comunicazione siano quelli titolati a rappresentare l'impresa presso gli Enti interessati (è attivo un collegamento diretto con gli archivi informatici dell’INAIL);
  7. verifica del buon esito delle disposizioni di pagamento telematico per diritti ed imposte ove richiesti, nel caso di presentazione telematica.

Le verifiche di cui sopra dovranno avere tutte esito positivo, altrimenti la “comunicazione unica” è considerata irricevibile ed il sistema notifica immediatamente l’informazione alla casella P.E.C. dell’utente.

Si evidenzia che in caso di pratica irricevibile non è possibile per l’ufficio del registro delle imprese effettuare alcuna segnalazione all'utente, mediante la procedura di "gestione correzioni”.

La comunicazione automatica di irrecevibilità avrà come conseguenza necessaria la riproposizione della pratica correttamente compilata che sconterà l'imposta di bollo (quando dovuta) e i diritti di segreteria. Si tenga presente che la nuova pratica potrebbe giungere oltre il termine previsto per legge per l'adempimento e, pertanto, essere soggetta a sanzione.

Qualora le verifiche abbiano, invece, tutte esito positivo la “comunicazione unica” viene protocollata immediatamente nel sistema del registro delle imprese e, se presentata con modalità telematiche, la protocollazione avviene automaticamente.

Il sistema, dopo avere protocollato la domanda, rilascia la ricevuta che, ricorrendone i presupposti di legge (ai sensi del comma 3 dell’articolo 9 della legge n. 40 del 2007), costituisce titolo per l’immediato avvio dell’attività imprenditoriale.

La ricevuta è il documento che attesta l’avvenuta presentazione della comunicazione. E’ essa stessa un documento informatico che viene firmato digitalmente dal Conservatore del Registro delle imprese o da un suo delegato, con marcatura temporale del momento della firma. Essa contiene i dati riassuntivi della domanda presentata con l'evidenza delle comunicazioni inoltrate ai vari Enti destinatari.

La ricevuta e tutte le eventuali comunicazioni sugli esiti della pratica di Comunicazione Unica vengono inviate all’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) dell’impresa e, nel caso che il richiedente sia persona delegata, all’indirizzo e-mail di colui che ha trasmesso la comunicazione unica.

Al momento della ricezione viene inviato un "avviso di ricevimento" che attesta l'avvenuta consegna della pratica, oppure un "avviso di irricevibilità" con l’errore riscontrato.

Al momento della protocollazione viene inviato un "avviso di protocollazione" allegando un file PDF con la ricevuta del protocollo. In caso non sia possibile procedere alla protocollazione automatica per esito negativo dei controlli, viene inviato un avviso di "mancata protocollazione".

Dopo la protocollazione al Registro Imprese, la pratica può essere sospesa e/o possono essere richieste delle correzioni inviando all’utente altri tipi di notifica. In questi casi è consentito fare un rinvio associato ad un protocollo aperto solo per le pratiche di Comunicazione Unica contenenti i moduli destinati al Registro delle imprese e all’INPS.

Al momento dell'evasione della pratica nel sistema della Camera, viene inviato un "avviso di evasione" allegando un file PDF con la visura dell'impresa.

L’utente, per conoscere lo stato di avanzamento delle pratiche in istruttoria presso la CCIAA e le eventuali integrazioni o correzioni richieste dalla CCIAA, deve collegarsi a webTelemaco all’URL  http://webtelemaco.infocamere.it (con la stessa userid e password Telemaco utilizzate per l’invio della pratica).

Nella Guida alla gestione delle pratiche inviate sono disponibili le indicazioni per seguire lo stato di avanzamento, per dialogare con la Camera di Commercio e per correggere le pratiche on-line.

4.4. Approfondimenti sulla forma degli atti e dei documenti

NOTAIO

Atti e documenti presentati da Notaio

[A] Atto pubblico, scrittura privata autenticata, scrittura privata registrata o meno, atti provenienti dall’estero depositati presso il notaio, da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese o da produrre a comprova

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis della l. 89/1913) (1)

(1) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto "formato testo"/"file".
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta "scansione").
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto "formato testo"/file).

[B] Estratto di qualunque documento sia da iscrivere che da depositare che da produrre a comprova

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di estratto di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di estratto di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis della l. 89/1913) (2)

(2) DEFINIZIONI:

• Copia informatica di estratto di documento in origine cartaceo = copia informatica di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
• Copia scansionata di estratto di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
• Copia informatica di estratto di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello della parte estratta del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[C] Scrittura privata con sottoscrizione digitale autenticata

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente da tutti i soggetti con sottoscrizione digitale, autenticata con forma libera dal notaio che appone la propria firma digitale (artt. 1 della l. 89/1913, 21, comma 2, e 25, comma 1 e 2, del d.lgs 82/2005). Gli eventuali documenti allegati in origine cartacei vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis della l. 89/1913) (3)

(3) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

[D] Dichiarazione resa nella veste di pubblico ufficiale

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente dal notaio (art. 21, comma 1, del d.lgs 82/2005), che va allegato selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98) - documento ad uso interno. Il contenuto del documento può diversamente essere riportato in atto o reso nel modulo note.

ATTI E DOCUMENTI RILASCIATI O PRESENTATI DA ALTRO PUBBLICO UFFICIALE

Atti e documenti presentati dal Conservatore dell'archivio notarile

[E] Atti provenienti dall’estero per cui non è richiesto il controllo “omologatorio” notarile, sia da iscrivere che da depositare nel registro delle imprese

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter, 73 e 106 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter, 73 e 106 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis e 106 della l. 89/1913) (4)

(4) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[F] Estratto di scrittura depositata presso l’archivio notarile

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di estratto di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter, 73 e 106 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di estratto di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter, 73 e 106 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis e 106 della l. 89/1913) (5)

(5) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di estratto di documento in origine cartaceo = copia informatica di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di estratto di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di estratto di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello della parte estratta del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file"). 

Atti e documenti rogati dal capo dell'Ufficio Consolare italiano all'estero o suo delegato

[G] Atto pubblico, scrittura privata autenticata, procura, testamento rilasciati a cittadini italiani

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo o copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritta digitalmente dal soggetto obbligato o legittimato, che rende la seguente dichiarazione sostitutiva: “La/il sottoscritta/o ___________ ___________, nata/o a _____________ il ________ dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del d.p.r. 445/2000 in caso di falsa dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è conforme all’originale rilasciato o conservato da pubblica amministrazione.” (art. 19 del d.p.r. 445/2000)

oppure

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal capo dell’ufficio consolare o suo delegato dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 45, ultimo comma, del d.p.r. 18/1967, 4 e 28 del d.lgs 71/2011 con rinvio agli artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937).

- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal capo dell’ufficio consolare o suo delegato dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 45, ultimo comma, del d.p.r. 18/1967, 4 e 28 del d.lgs 71/2011 con rinvio agli artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal conservatore dell’archivio notarile dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità firmata digitalmente dal capo dell’ufficio consolare o suo delegato dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 45, ultimo comma, del d.p.r. 18/1967, 4 e 28 del d.lgs 71/2011 con rinvio all’art. 57-bis della l. 89/1913) (6)

(6) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

Atti e documenti presentati da pubblico ufficiale (Segretario di Ente locale o curatore fallimentare)

 

[H] Atto pubblico, scrittura privata autenticata, scrittura privata registrata o meno, da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese o da produrre a comprova

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale che la trasmette al registro delle imprese (art. 22, comma 1, del d.lgs 82/2005).

- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale che la trasmette al registro delle imprese (art. 22, comma 1, del d.lgs 82/20005) (7)

(7) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[K] Estratto di qualunque documento da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese o da produrre a comprova

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

- Copia “scansionata” di estratto di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale a ciò autorizzato, dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 2718 c.c., 22, comma 2, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014).

- Copia “informatica” di estratto di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale a ciò autorizzato, dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 2718 c.c., 22, comma 2, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) (8)

(8) DEFINIZIONI:

- Copia scansionata di estratto di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di estratto di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici della parte estratta del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).
- Copia informatica di estratto di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello della parte estratta del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

 

[J] Dichiarazione resa in veste di pubblico ufficiale

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente dal pubblico ufficiale (art. 21, comma 1, del d.lgs 82/2005), che va allegato selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98) - documento ad uso interno. Il contenuto del documento può diversamente essere riportato in atto o reso nel modulo note. (9)

(9) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

 

Atti e documenti autenticati da pubblico ufficiale
(Conservatore del registro delle imprese)

[I] Scrittura privata con sottoscrizione digitale autenticata

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005), in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente da tutti i soggetti, le cui firme digitali sono autenticate con forma libera dal pubblico ufficiale che appone la propria firma digitale (art. 25, comma 1 e 2, d.lgs 82/2005). Gli eventuali documenti allegati in origine cartacei vanno prodotti in copia “informatica” o copia “scansionata” di documenti in origine cartacei, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale che la rilascia dopo aver apposto con formula libera la dichiarazione di conformità (art. 22, comma 2, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) (10)

Il pubblico ufficiale autorizzato ad autenticare la firma digitale è il Conservatore del registro delle imprese o suo delegato previa verifica dell’identità del firmatario, della validità del certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento rispetti le norme di ordine pubblico (parere del Ministero dello Sviluppo economico prot. 28610 del 2 marzo 2015)

(10) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. 
- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”).
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”).

ATTI E DOCUMENTI PRESENTATI DA PRIVATO

[L] Scrittura privata registrata o meno, da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese e statuto aggiornato

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale di documento informatico
- Originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente da tutti i soggetti (art. 21, comma 2, d.lgs 82/2005).

Copia di documento in origine cartaceo
- Copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritta digitalmente dal soggetto che presenta l’istanza e che rende la seguente dichiarazione: "La/il sottoscritta/o …………………….., nata/o a ……………. il…………….. dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione dell’originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale.” (artt. 22, comma 3, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014).

Copia di documento in origine informatico
- Copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritta digitalmente dal soggetto che presenta l’istanza e che rende la seguente dichiarazione: "La/il sottoscritta/o ……………………, nata/o a …………… il…………… dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante copia informatica del documento in origine informatico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale.” (artt. 23 bis, comma 2, ultimo capoverso, del d.lgs 82/2005 e 6 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) (11) (12)

 

(11) I documenti possono in ogni caso essere prodotti in copia conforme all’originale rispettando le seguenti forme:

Documenti in origine cartacei:
- in copia “informatica” o in copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937) 
- in copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale  dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 22, comma 2, del d.lgs 82/2005 e 4 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) 
Documenti in origine informatici
- in copia informatica di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 1, 68 ter e 73 della l. 89/1913 e 1 del r.d.l. 1666/1937). Se al documento in origine informatico vengono allegati documenti in origine cartacei, questi ultimi vanno prodotti in copia informatica o ottenuta mediante scansione, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritta digitalmente dal notaio dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (art. 57-bis della l. 89/1913); 
- in copia informatica di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal pubblico ufficiale o suo delegato dopo aver apposto con forma libera la dichiarazione di conformità (artt. 23 bis, comma 2, primo capoverso, del d.lgs 82/2005 e 6 del d.p.c.m. 13 novembre 2014) I documenti in origine cartacei allegati a un documento in origine informatico vanno prodotti in copia “scansionata” di documento in origine cartaceo, in .pdf/A (ISO 19005) firmata digitalmente dal pubblico ufficiale (art. 22, comma 2, del d.lgs.82/2005).

(12) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”). 
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”). 
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[M] Documento rilasciato da o depositato presso una pubblica amministrazione da iscrivere o da depositare nel registro delle imprese

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Copia “informatica” o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo o copia “informatica” di documento in origine informatico, sottoscritta digitalmente dal soggetto obbligato o legittimato, che rende la seguente dichiarazione sostitutiva: “La/il sottoscritta/o _____________ _____________, nata/o a _____________ il ________ dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del d.p.r. 445/2000 in caso di falsa dichiarazione resa ai sensi dell’art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è conforme all’originale rilasciato o conservato da pubblica amministrazione” (art. 19 del d.p.r. 445/2000) (13)

(13) DEFINIZIONI:

- Copia informatica di documento in origine cartaceo = copia informatica di documento analogico (ovvero file con contenuto identico a quello del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetto “formato testo”/”file”). 
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”). 
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

[N] Atto di trasferimento di partecipazione di s.r.l. assistito da commercialista da depositare per l’iscrizione al registro delle imprese

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico (art. 21, comma 1, del d.lgs 82/2005) firmato digitalmente dalle parti contraenti e dal professionista incaricato, convertito in file con estensione .pdf/A (ISO 19005) e marcato temporalmente dopo l’apposizione della firma digitale da parte dell’ultimo contraente. Questo file deve essere allegato con estensione ".rel.p7m" e viene ottenuto dall’Agenzia delle Entrate come ricevuta dell’avvenuta registrazione dell’atto. Esso contiene l’atto di cessione quote e la ricevuta di avvenuta registrazione. (14)

(14) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale

 

[O] Atti presentati al registro delle imprese per fini istruttori

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005) o copia “scansionata” di documento in origine cartaceo o copia “informatica” di documento in origine informatico, in .pdf/A (ISO 19005), firmato digitalmente dal soggetto obbligato o legittimato. L’atto va allegato selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98) – documento ad uso interno (15).

(15) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale 
- Copia scansionata di documento in origine cartaceo = copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (ovvero file con contenuto e forma identici a quelli del documento cartaceo da cui è tratto, cosiddetta “scansione”). 
- Copia informatica di documento in origine informatico = copia informatica di documento informatico (ovvero di contenuto identico a quello del documento da cui è tratto ma con diversa sequenza di valori binari, cosiddetto “formato testo”/”file").

N.B. - per quanto precede, la copia “informatica” del verbale di assemblea o di consiglio è ammissibile solo per le società che tengono i relativi libri sociali in forma digitale.

 

[P] Dichiarazione sostitutiva di certificazione o di atto notorio da presentare al registro delle imprese per fini istruttori

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico della dichiarazione sostitutiva in .pdf/A (ISO 19005), firmata digitalmente dal soggetto obbligato o legittimato, rispettando il seguente testo: “La/il sottoscritta/o ___________ ___________, nata/o a _____________ il ________ dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del d.p.r. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi degli artt. 46 e 47 del medesimo decreto, che _____________________________________________________”. La dichiarazione va allegata selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98) - documento ad uso interno. La dichiarazione può diversamente essere resa nel modulo note se colui che la rende è il medesimo soggetto che sottoscrive l’istanza.

n.b.) si deve aver cura di verificare che non sia previsto un codice specifico (ad esempio dichiarazione per start up, D30) (16)

(16) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale

[Q] Dichiarazione semplice da iscrivere o depositare al registro delle imprese

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

Originale informatico della dichiarazione semplice, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente dal/dai soggetto/i che la rende/rendono (art. 21, comma 2, del d.lgs 82/2005). La dichiarazione va allegata selezionando nel campo “Tipo documento” il codice (98/99) – documento a uso interno / altro documento.(17)

(17) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale

[R] Scrittura privata con sottoscrizione digitale

FORMA DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI

originale informatico, in .pdf/A (ISO 19005), sottoscritto digitalmente da tutti i soggetti con sottoscrizione digitale. Il documento deve avere data certa acquisita con l’apposizione della marcatura temporale. La validazione temporale è altresì garantita dal riferimento temporale: a) contenuto nella segnatura di protocollo informatico di pubblica amministrazione; b) ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione; c) ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica certificata; d) ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale elettronica (artt. 21, comma 2, e 24 del d.lgs 82/2005 e 41 del d.p.c.m. 22 febbraio 2013). (18)

(18) DEFINIZIONI:

- Originale informatico = rappresentazione informatica di un atto, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale

4.5. Approfondimenti sulla forma degli atti esteri

ATTI ESTERI

Per atto estero valido ai fini dell'iscrizione nel registro delle imprese si intende qualunque atto giuridico redatto all'estero e può consistere in:

a) atto pubblico redatto da un notaio estero;

b) scrittura privata autenticata da un notaio estero;

c) atto emesso da pubbliche autorità straniere;

 

Gli atti di cui ai punti a), b), e c) devono essere depositati presso l'archivio notarile italiano o presso un notaio italiano esercente (legge n. 89/1913, art. 106, numero 4).

LEGALIZZAZIONE DEGLI ATTI ESTERI

E' prevista nei seguenti casi:

  • atti di cui ai punti a), b), e c), se non muniti di timbro "apostille".

NON è prevista nei seguenti casi:

  • atti di cui ai punti a), b), e c), se provenienti da Paesi aderenti alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 (Danimarca, Italia, Francia, Belgio e Irlanda);
  • atti di cui ai punti a), b) e c), se provenienti dai Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 (www.esteri.it);
  • atti di cui ai punti a), b) e c), se provenienti dall'Austria, in forza della Convenzione Italia-Austria del 30 giugno 1975 e ratificata dall'Italia con legge n. 342 del 2 maggio 1977.

APPOSIZIONE DEL TIMBRO "APOSTILLE"

E' prevista nei seguenti casi:

  • atti di cui ai punti a), b), e c), se non legalizzati;
  • atti di cui ai punti a), b) e c), se provenienti da uno dei Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961.

NON è prevista nei seguenti casi:

  • atti di cui ai punti a), b) e c), se provenienti dai paesi aderenti alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 (Danimarca, Italia, Francia, Belgio e Irlanda);
  • atti di cui ai punti a), b) e c), se provenienti dall'Austria, in forza della Convenzione Italia-Austria del 30 giugno 1975 e ratificata dall'Italia con legge n. 342 del 2 maggio 1977;

TRADUZIONE DEGLI ATTI ESTERI

La traduzione in lingua italiana (che deve essere allegata all'atto redatto in lingua straniera) deve essere certificata conforme al testo straniero:

  • o da un traduttore ufficiale con asseverazione resa con giuramento davanti al Notaio o Cancelliere del Tribunale;
  • o da una rappresentanza diplomatica o consolare italiana all'estero.