NEWSLETTER dal sito pubblico

ACCESSO

• Accedere al sito pubblico
• autenticarsi (nel box "fatti riconoscere" inserire user-id e password)
• cliccare su newsletter dalla barra marroncina del banner (in alto a destra).
  

CREAZIONE DELLA NEWSLETTER

• Cliccare sul "tema" della newsletter (es. Registro Imprese).
• Dal tab "contenuti" selezionare una precedente newsletter, cliccare su COPIA (bisogna mettere il flag nel quadratino a lato) e successivamente su INCOLLA.
• Riselezionare la newsletter appena creata e cliccare sul bottone RINOMINA
  

nuovo nome breve: anno-mese-giorno (es. 2007-01-09)
es. nuovo titolo: 9 Gennaio 2007 - Newsletter Unioncamere ......

• selezionare la newsletter
• Dal tab "modifica" entrare nella newsletter per apportare tutte le modifiche.
  In particolare cambiare la descrizione inserendo l'oggetto della newsletter
  (es. Differimento entrata in vigore dell'Albo Impiantisti)
• Modificare la data e il testo.
  N.B. Se si vuole utilizzare il copia/incolla da un file di testo ricordarsi di incollare il testo nel campo "descrizione" per togliere tutte le formattazioni (poi fare taglia/incolla nel campo del testo)
• Modificare o controllare i link.
• Data di Emissione: se si desidera spedire immediatamente la newsletter NON importa valorizzare tale campo. Questa data ha valore di "Data Pubblicazione" per le pagine, cioè se valorizzata e la NL pubblicata, verrà effettivamente mostrata agli utenti anonimi solo allo scadere di quel giorno preciso, ma non VINCOLA IN ALCUN MODO la Spedizione. Infatti l'attività di spedizione vera e propria, in qualunque istante venga eseguita (vedi sotto tasto Send) reimposta questa data.
• Salva
• Test: serve per vedere l'anteprima della newsletter (in formato HTML e solo testo). Verificare il funzionamento dei link presenti nel testo della NL.
• Ora la newsletter è in bozza pubblica, cambiare lo stato in "sottoponi a revisione" e per farle seguire il workflow.

N.B. Quando la newsletter viene pubblicata è semplicemente visibile sul sito pubblico ma non viene spedita finchè non si procede con la SPEDIZIONE.

SPEDIZIONE DELLA NEWSLETTER

• dal tab "send" cliccare sul bottone INVIA A TUTTI GLI ISCRITTI. La spedizione NON è MAI automatica e non è legata al campo "data di emissione" presente nella NL. Affinchè si proceda realmente con la spedizione occorre cliccare manualmente su "send".
  

GESTIONE DEI MANCATI RECAPITI
Dopo la spedizione si riceveranno numerosi messaggi di mancato recapito (mail delivery service). Tali messaggi vengono inviati all'indirizzo di posta elettronica collegato al tema della newsletter (es. per le newsletter del Registro Imprese all'indirizzo registro.imprese.news@fe.camcom.it).
Occorre verificare i messaggi inviati e le motivazioni del mancato recapito.
Se la casella non esiste più (es. unavailable,  User unknown...) procedere all'eliminazione dall'elenco degli iscritti.
Se, invece, il messaggio è del tipo "mail box full, Mailbox disk quota exceeded, user is over quota" procedere unicamente all'eliminazione del messaggio di posta senza cancellare il nominativo dell'iscritto.

PER CANCELLARE UN ISCRITTO "IRREPERIBILE"

• cercare il nome utilizzando il motore di ricerca del sito pubblico (box in alto a sinistra)
• selezionarlo - azioni - cancella
  N.B. per gli iscritti al tema del Registro Imprese che sono stati duplicati nel tema dei Servizi Innovativi l'operazione va effettuata 2 volte
  

Approfondimenti sulle newsletter

Sul sito pubblico sono già stati creati diversi TEMI DI NEWSLETTER (Registro Imprese, Prezzi, Finanziamenti) è possibile cmq aggiungere nuovi temi a seconda del servizio interessato (ad esempio Estero, Stampa ecc.)

All'interno di ciascun TEMA si possono aggiungere diversi elementi:

• NEWSLETTER LARGE FOLDER: cartella che contiene tutti gli iscritti
  Se gli uffici hanno già un elenco di iscritti nella posta elettronica occorre prepare un file in csv (separato da virgole) contenente 3 colonne (l'intestazione sarà "E-mail", "Attivo", "Formato" mentre il contenuto sarà indirizzo di posta, 1 o 0 per indicare che l'iscritto è attivo oppure no - tipicamente saranno tutti 1, parola per indicare il formato con cui si desidera ricevere la newsletter: solo 2 possibilità "HTML" o "TESTO"). In questo modo sarà possibile importare un eventuale elenco già in vostro possesso, direttamente in plone.
• NEWSLETTER: oggetto simil-pagina, che consente di inserire il testo della newsletter da spedire. Sono attivi i comandi KUPU perciò si possono usare link, grassetti, e immagini  (queste ultime saranno visibili solo da chi ha richiesto il formato HTML). A mano a mano che si pubblicheranno NL (che come immaginate seguono il consueto WorkFlow) si creerà il corrispondente archivio a disposizione durante la navigazione. Per i dettagli su come scrivere e pubblicare correttamente una NL vedi paragrafo seguente.
• ISCRITTO: serve per iscrivere d'ufficio una persona a cui inviare le newsletter. In genere non viene mai utilizzato perchè l'utente si iscrive autonomamente dal link a disposizione sul sito. E' solamente una possibilità in più data all'amministratore delle NL.
  

A livello di ciascun TEMA sono disponibili numerosi TAB:

• CONTENUTI: classica, riepilogativa di ciò che c'è nella cartella del TEMA ovvero sia le NL vere e proprie e il folder elenco-iscritti. Può essere utile ogni tanto verificare se eventuali NL aperte e non salvate, hanno creato un file temporaneo (contraddistinto da un titolo con tre ...) che può essere eliminato
• VISUALIZZA: mostra l'archivio delle NL già inviate
• ISCRIVITI: è l'unica maschera che vede l'utente esterno. Vanno indicati l'indirizzo di posta elettronica e il formato delle e-mail (solo HTML o Testo). In seguito l'utente riceve una mail con la richiesta di conferma della propria iscrizione e una volta iscritto compare nel folder elenco-iscritti.
• INFORMAZIONI: statistiche sugli iscritti
• LISTA DELLE CARTELLE: è come Contenuti
• MODIFICA: dato sul TEMA permette di cambiare la mail di test o di riferimento per questa NL. E' opportuno non modificare ulteriori campi oltre i primi 5, per evitare malfunzionamenti
• PROPRIETA': una volta impostate, non vanno più variate
• IMPORT: va utilizzato per importare un eventuale file CSV con l'elenco degli iscritti che avete già a disposizione (vedi sopra, paragrafo iniziale sulla costruzione del file CSV)

Titolo della newsletter: Il titolo della newsletter diventerà il titolo dell'email spedita agli iscritti (ad es. 4 Maggio 2006 - News Letter Registro Imprese di FERRARA). Consiglio di far precedere al titolo la Data e la "sorgente" come indicato nell'esempio

Descrizione: utilizzate solamente il formato Testo (niente HTML). Va valorizzata con gli argomenti principali della newsletter (es. corsi Fedra e nuovo telemaco)

Testo del documento: contenuto della newsletter (con eventuali link)
Nel testo va inserita l'immagine con il logo della CCIAA - piccolo che si trova in Home - Immagini - LOGO CCIAA PICCOLO -   Spuntare l'opzione in-line così la data che metterete subito dopo viene di fianco.
Il testo deve essere sintetico e con un link alla pagina del sito aggiornata sull'argomento. Il testo deve essere immediato e poco "burocratese". Usare il grassetto pe evidenziare le parole chiave.
In coda al testo: Per informazioni Ufficio Registro Imprese - e-mail - telefono

Data di Emissione: IMPORTANTE!!! impostare la data. Se si desidera spedire immediatamente la newsletter NON importa valorizzare tale campo, ma se s'intende prepararla farla partire da un giorno preciso occorre digitare qui la data corretta.

N.B. Anche la newsletter segue il workflow per cui la newsletter deve essere PUBBLICATA dal Capo Ufficio o Capo Servizio.

POSSIBILI BUGS

Siccome PloneGazette è nato per Plone 2.0, a volte "nomina" gli oggetti con stringhe lunghissime... ricordate che è sempre possibile variare i nomi degli oggetti Plone da CONTENUTI. Ad esempio spuntare l'oggetto newsletter e fare RINOMINA: togliere .newsletter e tutto il numero che segue la data per avere un nome breve più conciso.

PER ISCRIVERSI ALLA NEWSLETTER (utente anonimo)

Dal banner si clicca su Newsletter-SMS, si sceglie il TEMA e si clicca su ISCRIVITI.